Start > Lärdomar och resultat > Västerås stad: Tidig, öppen och konkret kommunikation är framgångsfaktorer

Västerås stad: Tidig, öppen och konkret kommunikation är framgångsfaktorer

Ulf Palm och Susanna Hansen vid invigningen av faunapassagen i centrala Västerås.

I det senaste digitala samtalet som LIFE IP Rich Waters arrangerade var fokus på kommunikation. Rosita Ericsson, kommunikationsansvarig för LIFE IP Rich Waters pratade med Susanna Hansen, vattensamordnare, och Ulf Palm, kommunikationsansvarig, om hur de har arbetat med en tidig och öppen kommunikation kring vattensatsningar i Västerås.

LIFE IP Rich Waters är ett brett projekt med ett trettiotal medverkande partners. En del partners är stora kommunala bolag eller länsstyrelser med en egen kommunikationsavdelning, medan andra är tvåmansföretag utan en sådan stödfunktion. Det ser med andra ord väldigt olika ut vad gäller möjligheten till stöd kring kommunikation. Västerås stad en av de ”stora” deltagande parterna i LIFE IP Rich Waters.

– Västerås har verkligen gått ”all in” i Rich Waters. De största aktiviteterna som vi har är våra faunapassager i Svartån och vår våtmarkspark i Västerås. Vi gör också flera åtgärder för dagvattnet genom Mälarenergi, vi har anlagt en båtbottentvätt och en demonstrationsanläggning vid Brunnby gård för information om åtgärder som lantbrukare kan göra för att både behålla näringen på åkermarken, förbättra skörden och minimera läckaget till vattnet, berättar Susanna Hansen.

Västerås stad är en stor organisation med 10 000 medarbetare och centralt finns en kommunikationsavdelning med 31 anställda. Där jobbar bland annat Ulf Palm som kommunikationsansvarig.

– Jag jobbar på uppdrag av teknik- och fastighetsförvaltningen och i det ingår att vara kommunikationsstöd i de frågor som rör aktiviteterna som staden gör inom ramen för Rich Waters, berättar Ulf Palm.

– Vi kommunikatörer kommunicerar inte för vår egen skull och vi är inte synska. För oss är det viktigt att vi får uppdragen och att man knyter kontakt med oss i ett tidigt skede. När det gäller faunapassagen vid Turbinbron blev jag inkopplad långt före att själva byggandet kom i gång, vilket verkligen var bra. På så sätt kunde vi tidigt ta fram en kommunikationsplan och budskapsplattform som vi sedan har använt som stöd längs med hela processen, fortsätter Ulf.

En tydlig plan gör dig förberedd

Ulf ser kommunikationsplan och budskapsplattform som väsentliga i kommunikationsarbetet. Han menar att dokumenten inte behöver vara så omfattande utan att det räcker med en lista över i vilka kanaler man ska kommunicera, till vem, vilka budskap man vill nå ut med och vilka aktiviteter som ska göras.

– En tydlig plan gör att man kan arbeta strukturerat och vara förberedd. Det innebär också att man kan improvisera när det behövs, säger Ulf.

För Susanna var det en självklarhet att bjuda in kommunikationsavdelningen från början och att det fanns behov av en tydlig kommunikationsplan, detta eftersom det handlade om ett stort projekt mitt i centrala staden.

– Vi har haft fördelen att få göra stora och spännande saker som också har ett högt nyhetsvärde. Men jag tror frågor om vatten skulle kunna få ett ännu större genomslag. Vi som jobbar med vatten- och miljöfrågor har en tendens att grotta ner oss i komplexa kunskapsunderlag och krångliga ord. Om man i stället tänker ”vad är det i mitt jobb som är det mest intressanta för gemene man”? Jag har ofta valt att prata om fiskarten asp som vi hoppades skulle använda faunapassagen. Då gick det att vara tydlig, hålla det enkelt och vara konkret, säger Susanna.

Faunapassagen i centrala Västerås har fått mycket medial uppmärksamhet – och nästan bara positiv.

Medveten strategi att aldrig mörka något

I samband med omfattande miljöprojekt finns risken att det uppstår problem med till exempel tidsplan eller kostnader, något som lätt blir granskat av media. Västerås stad har en medveten strategi för kommunikation i sådana lägen.

– Ja, vår strategi är att vi aldrig mörkar något, vi ”ljusar” i stället. Är det en besvärlig fråga om till exempel ökade kostnader så berättar vi om det. Genom att vi tar initiativet till informationen och kommunikationen så blir vi starkare. Det blir svårare att bli hårt kritiserad av journalister eller på sociala medier om man är först på bollen och förklarar vad som har hänt. Det är klart att det kan vara obehagligt om man är ovan att blotta strupen på det sättet men min uppmaning är: kliv fram, säger Ulf Palm.

Inledningsvis saknades det en politisk enighet om faunapassagen skulle byggas överhuvudtaget och det höjdes en del kritiska röster i lokalmedia.

– Jag tyckte att det var ganska obehagligt att möta media i början. Men vi hade ett tydligt budskap om syftet med projektet och jag fortsatte att försöka föra fram det budskapet och hela tiden återvända till just varför vi skulle bygga en faunapassage. Det ledde till att opinionen svängde och tongångarna blev positiva. Idag är det få som säger något negativt om faunapassagen, berättar Susanna Hansen.

Guidningar och studiebesök viktiga kanaler

Ett uttalat mål med de projekt som bedrivs inom LIFE IP Rich Waters är att det ska vara mycket fokus på kommunikation och flera av aktiviteterna ska också fungera som demonstrationsytor och erbjuda till exempel studiebesök.

Invigningen av faunapassagen lockade många Västeråsare

– Vi arrangerade invigning av både faunapassagen och vattenparken och det lockade väldigt mycket folk, speciellt vid faunapassagen. Idag gör vi dessutom en hel del guidningar. På så sätt når vi verkligen ut till många och till en varierad målgrupp. De som är med på våra guidningar sprider ordet vidare hemma och till vänner – så det är en viktig kommunikationskanal, berättar Susanna.

I planerna finns att ta fram utbildningsmaterial för både faunapassage och vattenpark för att på så sätt kunna bjuda in skolklasser eller så att skolklasser till och med kan åka dit på egen hand.

Kommunikationsansvarige Ulfs tips!

Den som ska vara talesperson måste verkligen vara intresserad av frågan och ha näsa för vad som är intressant. Det är också viktigt att den personen kan förenkla saker. Jag brukar säga ”Se en tolvåring framför dig – det är den personen som ska förstå vad det hela handlar om”.
Planerad kommunikation är alltid bättre än improviserad. Därför måste kommunikatören komma in så tidigt som möjligt i ett projekt, till och med gärna innan projektet startar.
Ta fram en enkel och konkret budskapsplattform och håll fast vid den genom hela processen.

Vattensamordnare Susannas kommunikationstips!

Försök konkretisera och förenkla. Tänk på vilka dina egna hjärtefrågor är och prata om dem – då finns ett automatiskt engagemang som gör det lättare att nå ut.
Försök vara synlig både i din egen organisation och utanför den. ”Syns man utåt finns man inåt.”
Man måste våga! Det kan vara lite läskigt att stå framför kameran, men tänk att du ofta har mycket att berätta som faktiskt många är intresserade av. Ett sista tips: Skaffa egna favoriter bland journalisterna som ni kan vända er direkt till.