Förstudie om vattenplan – en projektbeskrivning (Bilaga 5c Handbok för strategisk kommunal vattenplanering)

Hur ska bilagan användas?

Under LIFE IP Rich Waters projekttid har vi fått frågor om hur en kommun på bästa sätt kan lägga upp arbetet med en vattenplan och hur vi föreslår att arbetet finansieras. Vi har därför tagit fram en mall för en projektbeskrivning inför en förstudie för vattenplan, en sorts startpunkt för att sortera och strukturera vattenarbetet vid en kommun. Vår utgångspunkt är att arbetet läggs upp som en process med i tre steg: planera för vattenplanen, sammanställa och besluta vattenplanen och genomföra vattenplanens innehåll. Ta kontakt med oss här om du vill veta mer kring vårt förslag till arbetssätt: https://www.vattenplanering.se/kontakta-oss/

• Steg 1: Samla kompetens, undersöka förutsättningar och kartlägga behov. Resulterar i underlag som används både för att organisera vattenarbetet, motivera utveckling av vattenarbetet och som underlag till själva vattenplanen – produkten.
• Steg 2: Skriva ihop, förankra och besluta samt kommunicera vattenplanen.
• Steg 3: Genomföra och följa upp vattenplanens innehåll.

Den här mallen har använts för att söka LOVA-stöd för arbetet i steg 1. I skrivande stund har ett projekt fått LOVA-finansiering med stöd av denna mall. Du får gärna återkoppla till oss om du haft användning av denna bilaga.

Om vattenplaner

Det finns ingen nationell definition på vad en vattenplan är eller vad den ska innehålla utan det är upp till varje organisation att bedöma avgränsning och innehåll i en vattenplan och anpassa den efter egna förutsättningar och behov. Generellt används vattenplaner som strategiskt eller stödjande dokument för vattenarbetet i ett geografiskt avgränsat område: det kan vara tex en kommun/flera kommuner eller ett avrinningsområde. Planen beskriver ofta mål och vision, hur vattenarbetet knyter an till kommunens övriga uppdrag och ansvar samt beskriver ansvar och organisation för vattenarbetet. Planen kan också bidra till förbättrad samordning och förbättrade arbetssätt samt ett starkare avrinningsområdesperspektiv i kommunala uppdrag. Få kommuner har själva de resurser som krävs för att ta fram en vattenplan, och därför blir det nödvändigt att söka medel. För många kommuner tar det två-tre år att ta fram en vattenplan och rekommendationen är att kommunen själv håller i processen. Den kompetens och de nätverk som byggs upp under arbetets gång är till stor hjälp när vattenplanens innehåll ska implementeras.

Förslag till projektbeskrivning till förstudie för vattenplan (steg 1)

1. Bakgrund

Om kommunen

[infoga bakgrundsbeskrivning om kommunen].

Flera olika åtgärder och uppdrag har genomförts som syftar till att förbättra vattenmiljöerna i området och bidra till att miljökvalitetsnormerna för vatten kan följas. Bland andra (nämn fem-sex betydelsefulla men gärna tematiskt varierade): [punkta]

Helhetssyn för vattenfrågorna i kommunen 

Hittills har xx framgångsrikt arbetat med olika typer av åtgärder och projekt för att förbättra vattenkvaliteten så att miljökvalitetsnormerna kan följas. Det efterfrågas dock en helhetssyn för vattenarbetet för att skapa bättre förutsättningar för resurseffektivt arbete och att rätt åtgärd hamnar på rätt plats samt att processerna för vattenfrågorna i tillsyn, prövning och samhällsplanering synkas. Det finns också ett behov att kunna kommunicera vattnets värde inom kommunen och mellan kommunerna samt med medborgare.  

Under kommande vattenförvaltningscykel 2021–2027, förväntas kommuner och länsstyrelser att arbeta med sammanhållen vattenplanering, detta i enlighet med vattenmyndigheternas förslag till åtgärdsprogram för perioden 2021–2027, åtgärd 1 om strategisk vattenplanering. [åtgärdsprogrammet är inte beslutat ännu]

2. Syfte

Projektet Förstudie för Vattenplan för xx kommun syftar till att skapa en gemensam utgångspunkt för kommunens strategiska och operativa vattenarbete så att detta kan beskrivas i en kommunövergripande vattenplan. Vattenplanen ska bidra till en helhetssyn för vattenarbetet i kommunen så att rätt åtgärd vidtas på rätt plats, att rätt kompetens används i olika uppdrag och att vattenarbetet har en långsiktig och holistisk utgångspunkt.

Förstudien utgör del 1 av två delar i framtagande av kommunens vattenplan.

Projektet syftar också till att utveckla det kommunövergripande arbetssättet och samarbetsformer för vattenarbetet.

3. Mål

Kommunen ska besluta om en vattenplan senast år xx. Beslutet ska tas i xx.

För att arbeta effektivt med vattenplanen planerar kommunen att arbeta i två steg.

Det första steget (denna förstudie) handlar om att samla kompetens, undersöka förutsättningar och kartlägga behov. Arbetet resulterar i underlag som används både för att organisera vattenarbetet, motivera utveckling av vattenarbetet och som underlag till själva vattenplanen – produkten. Exempel på frågor att besvara: varför behöver vi en sammanhållen vattenplanering, varför utvecklar vi vattenarbetet, vilka behöver ingå i vattenarbetet för att täcka nuvarande och framtida behov, hur knyter vattenfrågorna an till kommunens andra strategier och mål/program/planer, vilket ansvar har olika förvaltningar/funktioner och vad kan förbättras kring roller och ansvar, hur ska vattenarbetet finansieras.

[Om ni söker LOVA-medel så kan texten nedan användas som resultat att rapportera till LOVA]

Förstudien (denna ansöka) ska resultera i en rapport som beskriver:

• förslag på gemensam och strategisk inriktning på vattenarbetet för kommunen utifrån organisation, finansiering och tid.
• förslag på omfattning och avgränsning för vattenplanen,
• förslag på underlag som behöver ingå i arbetet med vattenplanen,
• förslag på vilka intressenter i arbetet med den kommande vattenplanen såväl internt som externt.
• förslag till projektplanering för vattenplanen inkl. tidplan och budgetplan utifrån ovan punkter och slutsatser från förstudien. 

Delprojekt 2 (påbörjas när del 1 är klar) ska resultera i en vattenplan: arbetet innefattar att skriva vattenplanen, tillhörande handlingsplan, förankring, beslut samt kommunikation av vattenplanen internt och externt utifrån resultatrapport från del 1.

4. Projektbeskrivning och metod

Projektet beräknas starta i månad/år. Rapporten ska redovisas senast månad/år.

Uppstart och administration för projektgrupp

• Etablera organisation för arbete med förstudien.
• Upprätta arbetsplan inkl. detaljerad tidplan för olika moment och leveranser inklusive kommunikation kring uppdrag och förankring av resultat.
• Upprätta ev. referensgrupp [beror lite på hur omfattande vattenplanen ska vara. Ex kan närliggande kommuner, länsstyrelsen eller vattenvårdsförbund vara lämpliga parter i en referensgrupp].

Insamling av underlag [relateras till vattenplanens innehåll och mål]

• Samband och beroenden
  • Genomgång av tidigare arbeten och projekt av betydelse.
  • Genomgång av kommunernas styrande dokument som kan ha betydelse eller påverka vattenarbetet. Exempelvis kommunala visioner och andra styrande mål för kommunernas utveckling, som översiktsplaner eller andra fleråriga planer/handlingsplaner till exempel tillsynsplaner, grön infrastruktur eller klimatanpassningsplaner. Hur relaterar dessa till vattenplanen och vattenarbetet?
  • Genomgång av uppföljningar och utvärderingar som kan bidra till utveckling eller påverka vattenplaneprocessen.
  • Genomgång och insamling om frågor som berör beslutsordningar, ansvarsfördelningar, finansiering, organisatoriska frågor om resurstillgång och kompetens samt annat som kan vara relevant. [Detta blir särskilt viktigt om ni tar fram en mellankommunal vattenplan.]
• Omvärldsanalys – hur har andra kommuner gjort? Nationella eller regionala beslut som kan påverka vattenarbetet – även under vattenplanens beslutade tidsintervall? Erfarenhetsutbyte med andra kommuner som tagit fram vattenplaner för att ta vara på kunskap från tidigare vattenplaneprojekt. Läs även här: https://www.vattenplanering.se/kommunala-vattendokument/ eller specifikt om Sollentuna kommuns lärdomar: Lärdomar och resultat Nu delar Sollentuna kommun med sig av lärdomar från arbetet med vattenplanen – LIFE IP Rich Waters

Analys av insamlat material

• Samband och beroenden: att med stöd av insamlat material:
  • analysera möjligheter och utmaningar samt identifiera risker i vattenarbetet.
  • ge förslag på inriktning, omfattning och avgränsning för kommunens vattenarbete. [Ev. kan beslut om inriktning tas under arbetet med förstudien, annars kan resultatet vara förslag till inriktning och beslut tas senare i processen – till del 2].
  • Genom insamlat material lämna förslag på underlag som kan ingå i arbetet med vattenplanen.
• Intressentanalys: att med stöd av insamlat material:
  • beskriva vilka intressenter, både interna och externa, som såväl påverkar utfall av vattenarbetet.
  • beskriva vilka funktioner som behöver ingå i arbetet med både framtagande av vattenplanen och i det operativa arbetet som följer. 

Sammanfattning av resultat/Framtagande av rapport [inkl. rapport till LOVA]

Utifrån analysen ska lämpliga rekommendationer för innehåll och vidare arbete med vattenplanen. [Beroende på vad förstudien ska utreda och lämna förslag på, anpassas punktlistan nedan. Sammanfattningen/rapporten behöver inte vara en beslutsmässig rapport, utan kan vara ett underlag inför beslut. Oavsett bör förslagen motiveras inför fortsatt arbete]

• förslag på gemensam och strategisk inriktning på vattenarbetet för kommunen utifrån organisation, finansiering och tid [om det är fokus för vattenplanen, annars kan ex. olika förslag på inriktning av vattenplanen och kommunens vattenarbete föreslås.
• förslag på omfattning och avgränsning för vattenplanen,
• förslag på underlag som behöver ingå i arbetet med vattenplanen,
• förslag på vilka intressenter i arbetet med den kommande vattenplanen såväl internt som externt.
• förslag till projektplanering för vattenplanen inkl. tidplan och budgetplan utifrån ovan punkter och slutsatser från förstudien.
• Beskrivningar av erfarenheter från arbetssättet och hur de återförts i organisationen.

Kommunikation och resultatspridning

• Information till berörda aktörer om arbetet i samband med uppstart samt redovisning av resultat.
• Presentera resultat vid alla berörda förvaltningar inför fortsatt arbete med vattenplanen.

Uppföljning och utvärdering av arbete med förstudien

Arbetsgruppens insatser kan utvärderas i arbetsgruppen på lämpligt sätt så att erfarenheter från projektarbetet kan återförs till organisationen. Arbetsgruppen ska också reflektera över om projektet bidrog till att utveckla det kommunövergripande arbetssättet och samarbetsformer för vattenarbetet. Det är fördelaktigt om detta beskrivs i sammanfattningen/rapporten också.

Projektledare följer upp hur väl projektresultatet motsvarade innehållet i projektplanen med avseende på syfte, mål, utfall tid och budget enligt kommunens rutin för uppföljning efter avslutade projekt. Resultatet kommuniceras med projektgruppens deltagare och andra relevanta funktioner.

5. Projektorganisation

Projektledare: xx

Projektdeltagare: representanter från exempelvis:

• Miljö (tillsyn, prövning, genomförande av åtgärder enligt både vattenförvaltning och havsmiljöförvaltning, vattensamordning, grön infrastruktur och ekosystemtjänster osv…beroende på vad som är relevant för uppdraget samt för kommunen),
• Samhällsplanering och exploatering (översiktsplanering, detaljplanering, dagvattenplanering, havsplanering, klimatanpassning),
• Fastighet och trafik (dagvattenhantering, snöröjning),
• Kulturmiljö, park och idrott (båtar, konstgräsplaner med flera),
• Kommunala bolag (VA, dricksvatten, dagvatten med flera).
• Referensgrupp (förslag): Vattenvårdsförbund, Länsstyrelse, LEVA-samordnare, vattenråd, Projektet LIFE IP Rich Waters…

Beskrivning av deltagare

Förväntade bidrag sammanfattas med nedanstående punktlista.

• Projektledning (berör endast xx): samordna möten, arbetsplan, tidplan och ansvarar för återrapportering enligt bestämmelser i LOVA.
• Bistå med kunskap för diskussion om möjligheter och utmaningar i vattenarbetet samt identifiera risker.
• Bistå med förslag på inriktning, omfattning och avgränsning för vattenarbetet. Vilka mål ska vi ha?
• Tillhandahålla relevant information kring kommunens underlag, styrdokument, planer och annat underlag som behöver ingå i analysen om förutsättningar för kommunens vattenarbete.
• Bistå med kunskap om vilka intressenter, både interna och externa, som behövs i vattenarbetet, föreslå ansvarsfördelning och rollbeskrivningar.
• Tillhandahålla underlag om möjliga interna resurser för arbete med del 2. 
• Delta med synpunkter på förslag till rapport.

Kostnader

Projektets totalkostnad bedöms uppgå till xx mkr varav xx mkr ….varav

• egen finansiering uppgå till xx,
• ansökan om LOVA-medel uppgå till xx.

Tabell 1. Fördelning av kostnader och tid i projektet

Kostnadskategori	Tid (h)	Kostnad (mkr)
Arbetstid projektledning
Arbetstid projektdeltagande förvaltning
Arbetstid projektdeltagande förvaltning
Arbetstid projektdeltagande förvaltning
Arbetstid kommunikation
Konsultmedel för insamling av underlag?
Totalt

Nästa steg –färdigställa vattenplan (steg 2)

Med stöd av resultatet från steg 1, ska en vattenplan för kommunens vatten utformas och beslutas. Under steg 2 ska själva vattenplanen (produkten) färdigställas innebär arbete att förädla resultatet från förstudien, sammanställa luckor i informationen, skriva vattenplanen genom samverkan med berörda, förankra och besluta samt kommunicera vattenplanen.

Vattenplanen ska innehålla en strategisk inriktning, ansvarsfördelning och en handlingsplan som beskriver nuläge, åtgärdsbehov, åtgärdslista med ansvarsfördelning och finansiering samt uppföljning och kommunikation samt förankring.

Ytterligare ansökan om LOVA-medel kan förväntas för detta steg.