Checklista (Bilaga 1 Handbok för vattenplanering)

Hur ska checklistan användas?

Frågorna i denna bilaga används för att fördjupa sig i eller hämta stöd för delar av processen. Alla frågor behöver inte vara relevanta för vattenplaneringen i din kommun. Den som använder handboken och denna bilaga kan vara hjälpt av att återkomma till olika steg under arbetet.

Generella frågor att fundera på
Vilka mål och strategier styr vattenplaneringen i kommunen? Finns det övergripande mål? Vilkas samband och beroenden påverkar vattenplaneringen?
Vilka delar av vattenarbetet behöver utvecklas för att målen ska kunna nås? Hur förstärker de olika delarna varandra?
Finns en tydlig ansvarsfördelning?
Vilka behöver vi samverka med för att effektivisera vårt arbetssätt?
Hur ska vi finansiera vår vattenplanering och de åtgärder som behöver genomföras?
Hur tillser vi att vi har en uppföljning och en utvärdering som är ändamålsenlig och vars resultat bidrar till att arbetet utvecklas?

Steg 1 – Motivera

Varje kommun behöver hitta sina argument över vilka fördelar och vinster det finns med att utveckla och driva på vattenarbete. Drivkraften är oftare en kombination av olika frågor där olika intressen balanseras. Vattenarbetet ska inte bara behöva kosta, det finns många vinster med att utveckla vattenarbetet på en kommun. Vilka är era?

Kontrollfrågor

• Vilka vinster kan vi få med att förbättra hur vi arbetar med våra vatten? Vilka värden ska vi skydda, bevara eller utveckla?
• Vilka argument kan vi använda för att skapa bättre förståelse för vatten som resurs i kommunen?
• Har arbetet med vattenfrågor förankrats och prioriterats bland förtroendevalda?
• Har beslutsfattare tillräcklig kunskap i vattenfrågorna eller behöver ytterligare kunskap inhämtas?
• Hur kan vi skapa samsyn mellan lagkrav och kommunala ambitioner?
• Hur utvecklar vi vårt vattenarbete? Hur har andra kommuner gjort?

Hitta argument – tips från kommuner

• Hur kan vi använda lagstiftning som argument? Finns det kunskap om vilka krav som lagstiftningen ställer på kommunen i olika vattenfrågor beroende på kommunens roll? Hur påverkar lagstiftningen våra beslut och våra arbetsprocesser?
• Vilka synergieffekter kan vi använda för att motivera en förbättrad vattenplanering? Finns det synergier i samhällsplaneringen, i klimatanpassningen, i intern planering och styrning (tex budgetarbete), eller i kommunens attraktionskraft för företagare eller medborgare, både befintliga och potentiella?
• Har något inträffat med negativa konsekvenser som kan användas som argument för en förbättrad vattenplanering? Exempelvis negativ påverkan från skyfall, översvämningar eller störningar i dricksvattenförsörjningen?
• Finns det andra kommuner som drivit vattenfrågor och sett positiva resultat som vi kan jämföra vår kommun med eller inspireras av?
• Kan vi ta hjälp av nyckelpersoner internt som kan hjälpa till att driva frågan? Vem är det i så fall? Kan vi ta hjälp av lokala eldsjälar eller invånare för att driva vattenfrågan?

Steg 2 – Organisera

En viktig faktor för att lyckas med vattenarbetet i en kommun är att etablera en robust förvaltningsövergripande organisation där varje aktörs ansvar fastställs, särskilt eftersom vattenfrågan spänner över flera förvaltningar. Samarbete krävs mellan vattensamordnare, ekologer, miljöinspektörer, samhällsplanerare, klimatstrateger med flera.

Flera kommuner berättar om konsekvenser av en bristande intern organisation:

• Arbetet pausas eller tar mycket längre tid eftersom de inte kommer överens. 
• Olika förvaltningar driver frågor som direkt motverkar varandras syfte och mål.
• Olika förvaltningar upphandlar likvärdiga beställningar från olika konsulter.

Kontrollfrågor – intern samordning

Avrinningsområdesperspektivet behöver vara en självklar del i vattenplaneringen vilket innebär att samverkan över administrativa gränser är en central faktor. Intressentanalysen behöver därför även innefatta aktörer och organisationer på olika nivåer utanför kommunen.

• Finns en tydlig ansvarsfördelning för vattenfrågorna inom kommunen? Hur fungerar ansvarsfördelningen i praktiken? Vilka grupper finns och vem bestämmer hur dessa bemannas?
• Har grupperna rätt mandat och resurser? Finns en delegationsordning och beskrivning av gruppens ansvar och roller? Är det mandatet definierat och förankrat? Har medlemmarna avsatt tid i sina verksamhetsplaneringar för att delta i arbetet?
• Förstår medlemmar i respektive grupper sina roller, sitt förväntade bidrag och gruppens uppdrag? Finns en samsyn kring var man är på väg (och var hämtas det stödet: tex från styrande dokument)? Har deltagarna rätt kunskap för uppdraget/ansvaret? Hur ofta behöver ni ses? Hur följs arbetet upp?
• Vem samordnar gruppen/gruppernas möten och vad innebär det uppdraget? Finns en beskrivning av uppdragets roll, ansvar och mandat?
• Finns andra forum för kunskapsutbyte kring vattenfrågor? Erfarenhetsutbyte?
• Behövs bättre samordning, internt eller med externa parter inom några särskilda områden?
• Finns det särskilda frågeställningar inom kommunen som är extra svåra att lösa gällande ansvarsfördelning i vattenarbetet? Hur tar ni er an detta?
• Vem eller vilken instans beställer ett uppdrag som handlar om utveckling av organisation för den kommunala vattenplaneringen?
• Hur kan organisationen utvecklas för att förbättra eller förenkla vattenarbetet?
• Finns det lärdomar eller erfarenhet från andra förvaltningsöverskridande arbetsgrupper inom kommunen som kan användas i detta arbete? Benchmarking mot andra ämnesområden kan vara lärorikt.

Kontrollfrågor – extern samverkan

Arbete med vattenfrågor innebär samarbete med andra aktörer. Avrinningsområdesperspektivet behöver vara en självklar del i vattenplaneringen vilket innebär att samverkan över administrativa gränser är en central faktor.

• Vilka påverkar oss, och vilka påverkas av vårt vattenarbete? Intressentanalys och omvärldsanalys. Hur ser samverkan ut för att hantera gemensam belastning i avrinningsområden uppströms eller nedströms kommunen? Vilka samarbetspartners behöver vi i vårt arbete?
• Hur kan vår samverkan utvecklas och vad kan vi vinna på det?
• I vilka frågor kan vi samverka? När är det särskilt viktigt att vi samarbetar?
• Behöver samverkan formaliseras så att roller och ansvar förtydligas i olika beslutsfrågor eller är vi nöjda med hur samarbete sker?
• Kan vi samordna oss med gemensamma projekt, gemensam finansiering eller gemensamma resurser för att lösa uppdrag? Söka finansieringsstöd gemensamt från tex. LOVA eller LONA?

Steg 3 – Kartlägga

Kunskapsunderlag behövs för att skapa en god bild över tillståndet i miljön och analysera vilka utmaningar kommunen står inför. Utifrån resultatet bedöms sedan vilka insatser som är mest prioriterade och som ger bäst valuta för arbetsinsatsen (se nästa steg).

Kontrollfrågor

• Utifrån syftet med vår kartläggning – vilka underlag är nödvändiga och tillräckliga för att fatta beslut så att våra mål kan nås? Det är viktigt med en tydlig plan internt. Vad behöver vi ta reda på för att möta lagkrav, politiska målsättningar, andra krav?
• Hur ska insamlingen gå till? I vissa fall kan det handla om att sammanställa material som redan finns, i andra fall kan det handla om att göra analyser eller inhämta nytt material.
• Vem ska göra det? Vilka resurser finns tillgängliga? Ska externa uppdras att göra arbetet? Finns en tidplan för kartläggningen, och har ansvarig avsatt tillräckligt med tid för detta? Finns tid och medel avsatta i budgetplaneringen? Om inte, när behöver sådant underlag lämnas in och till vem? Finns medel avsatta för eventuellt konsultstöd och andra kostnader?
• Vilka underlag har vi själva? Vilka underlag behöver vi beställa? Är det i så fall underlag som innebär en kostnad?
• Hur ska resultatet av kunskapsinsamlingen förvaras och förvaltas? Ska till exempel resultatet från insamling av olika data sändas in till nationell datavärd för att ge underlag för nästa generations miljökvalitetsnormer för vatten?
• Vem ska resultatet kommuniceras med? Tänk på aktörer utanför kommunen också som vattenvårdsförbund, vattenråd, andra kommuner osv.
• Är brister i underlaget dokumenterade till det fortsatta arbetet?

Exempelfrågor för insamling och analys av underlag

• Beskriv samband och beroenden. Vilka krav styr vattenplaneringen? Lagkrav, inkl. miljökvalitetsnormer för vatten. Lokala, regionala eller nationella miljömål? Relevanta utvecklings- och samhällsmål i kommunen (t.ex. för bostadsbygganden infrastruktur eller näringslivssatsningar), och andra styrande dokument sammanställts?
• Vilka strategiska eller taktiska vägval eller inriktningar har kommunen beslutat för vattenplanering redan?
• Vilka styrande eller stödjande dokument kan vi ta stöd av, vem ansvarar för dessa och hur ofta revideras de? Vatten i översiktsplanering? Styrande vattendokument som vattenplaner, VA-planer, dagvattenplaner etc. Andra styrande eller stödjande dokument i kommunen som berör vattenområdet: tekniskt, ekologiskt, socialt? Plan för att genomföra åtgärder enligt åtgärdsprogrammet?
• Omvärldsbevakning: Hur ser befolkningsprognoserna ut? I vilka områden i kommunen förväntas människor vilja bosätta sig? Var sker förtätning respektive utglesning? 
• Kartläggning och påverkansanalyser: Vilka vatten påverkas av kommunens verksamhet idag? På vilket sätt? Vilka vatten i kommunen (och avrinningsområdet) riskerar att inte uppfylla god kvantitativ, kemisk eller ekologisk status enligt svensk vattenförvaltning? Vilka vatten riskerar försämrad status?  Finns tillräckliga fakta om yt- och grundvattentäkter avseende kvalitet och kvantitet för lägesbild? Vilka osäkerheter kan godtas? Vilka påverkanskällor finns i avrinningsområden (uppströms och nedströms) som påverkar kommunens vatten?
• Av de underlag och beslut som finns: vilka svagheter och möjligheter har de för att stötta en långsiktigt hållbar vattenanvändning?
• På aggregerad nivå: Vilka områden behöver särskilt utvecklas?
• Vilka tidigare åtgärder har genomförts? Vilka planeras?
• Vilka värdefulla vatten finns? Är de skyddade? Behöver de skyddas? Även oklassade vatten kan vara skyddsvärda.
• Finns en sammanställning av kända risker, till exempel risk för ras, skred, översvämningar, skyfall (lågpunkter), saltvatteninträngning i kustnära dricksvattentäkter, i nuvarande och i framtida klimat?  
• Vem ansvarar för helhetssynen kring VA- och dagvattenfrågorna?
• Vilka åtgärder behövs för en hållbar VA-försörjning?
• Hur hanteras dagvattenfrågorna? Är arbetssätt tillfredsställande?
• Vilka vatten har betydelse för kommunens vattenförsörjning idag? Har kommunen kunskap om framtida krav som kommer att ställas på dricksvattenförsörjningen?

Steg 4 – Prioritera

Det finns sällan ekonomiska eller personella resurser för att genomföra samtliga åtgärdsförslag som blivit resultatet av kunskapsinsamlingen och då behöver vi prioritera. Genom att strukturera vattenarbetet ökar möjligheterna att genomföra rätt åtgärder på rätt plats.

Kontrollfrågor

• Hur har kommunen arbetat med prioriteringar hittills? Kan arbetet med prioriteringar utvecklas, och finns det i så fall något att lära inför utveckling av arbetssättet?
• Vilka modeller använder kommunen för att prioritera vattenfrågorna?
• Har ni tagit fram kriterier för prioriteringar mellan olika insatser tillsammans med interna och externa aktörer? Exempel: kostnadseffektivitet, livslängd, nytta, effekt, flexibilitet, tekniska förutsättningar etc.
• Använder ni underlaget för kunskapsinsamlingen för att delvis välja kriterier för prioriteringar men också som underlag i själva prioriteringsarbetet? Har ni identifierat synergier eller konflikter med de val ni gör? Har ni tillräcklig med information om kostnad och nytta?
• Hur dokumenterar ni prioriteringsprocessen: både kriterier, metod och resultat? Hur kommunicerar ni resultatet?

Steg 5 – Genomföra

När kommunen prioriterat bland insatserna är det tid att genomföra dem. Det kan vara svårt att gå från ord till handling, men gott förarbete ger bättre förutsättningar att lyckas.

Kontrollfrågor

• Dokumenteras genomförandeprocessen så att minska sårbarheten i arbetet och öka lärandet för att förbättra projektplaneringen för dessa aktiviteter?
• Har du tillgång till projektplaneringsverktyg?
• Behöver du göra en förstudie för att undersöka förutsättningarna för åtgärden? Se bilaga 5 C som stöd för projektbeskrivning av typ av förstudie.
• Saknas det en beställning av uppdraget du vill genomföra? Du kanske behöver ett projektdirektiv först?
• Innehåller din projektplanering uppstartsfas, genomförandefas och uppföljning/utvärdering samt kommunikation av resultat?
• Vilka verktyg, dokument, kompetens, etc., behövs för att planera och genomföra åtgärderna?

• Behöver du inkludera drift eller förvaltning i din planering?
• Används resultatet från föregående fas om kartläggning? Behöver det underlaget kompletteras?
• Har du gjort budgetuppskattningar för alla skeden: förstudie, genomförande, förvaltning (av fysiska åtgärder), och kommunikation av resultat samt eventuell kostnad för uppföljning?
• Hur ska åtgärderna finansieras? Finns det statliga bidragsstöd att söka för den aktuella åtgärden? Går det att samordna åtgärdsarbete med andra aktörer för att lösa finansieringsfrågan?
• Finns projektet med dess budget och resurser i er verksamhetsplan? Finns de kostnadssatta aktiviteterna (för tex. beställning av uppdrag, utredningar eller rapporter) med i kommunens budgetprocesser?
• Har du gjort en intressentanalys i samband med planeringen? Vilka behöver ingå i åtgärdsarbetet? Behöver ni samverka med andra aktörer för att planera, genomföra eller följa upp åtgärder? Har alla tid att arbeta med projektet (förankrat med närmsta chef)? Behöver ni utgå från avrinningsområdesperspektivet för åtgärden? Finns det andra åtgärdsförslag som kan ge mer effekt (reflektion om val av aktivitet)?
• Följs arbetet upp regelbundet? Årligen? Hur används resultatet? Utvärderas insatserna?
• Hur ska genomförandet och slutresultatet kommuniceras och förankras med berörda aktörer? Vilket format är lämpligt och i vilka kanaler? Studiebesök?

Steg 6 – Följa upp

Hur vet vi att våra insatser tar oss närmare målet? Hur vet vi att vi genomför rätt åtgärder på rätt plats? Hur vet vi om vi har effektiva arbetssätt?

Uppföljning och utvärdering är värdefullt för att utveckla arbetsrutiner, effektivisera resursanvändningen, undvika fallgropar genom erfarenhetsåterföring, styra mot mål och skapa bra underlag till verksamhetsplaneringen.

Genom regelbunden uppföljning stämmer vi av så att rätt insatser prioriteras utifrån både kortsiktiga och långsiktiga behov, och vi kan använda resultatet för att styra morgondagens arbetsinsatser. Innan du börjar, fundera över följande:

Kontrollfrågor – om format för uppföljning och utvärdering

• Vad är syftet med uppföljningen? Vad ska följas upp? Är det hela vattenplaneringsarbetet eller är det enskilda projekt? Finns det anledning att se över vad som följs upp beroende på vad resultatet ska användas till?
• Hur arbetar ni med utvärdering? Hur används resultatet från utvärderingen?
• Hur ofta ska arbetet följas upp? Är det olika för olika delar i processen, till exempel mellan att följa upp det strategiska arbetet och det praktiska?
• Finns redan en uppföljningsplan för vattenarbetet? Kan uppföljningen av olika delar av vattenarbetet sammanfogas med andra uppföljningsprocesser i kommunen? Finns nyckeltal för uppföljning? Finns mallar att använda? Stöd att få internt?
• Vem ska ansvara för uppföljning och utvärdering? Vem rapporterar till vem och hur ska detta ske?
• Vad händer med resultatet av uppföljningen och utvärderingen? Hur ska det kommuniceras och till vem?

Exempel på utvärderingsfrågor

• Vilka är de behov som kommunen vill möta, hur ser de ut? Hur fattades beslut om inriktning, målbild och organisation för vattenarbetet? Hur arbetar ni mot målen? Fungerar organisationen för uppdraget? Hur fungerar samarbetet internt inom kommunen? Är det något som behöver utvecklas för att nå målen?
• Vilka åtgärder vidtogs för att möta behoven?
• Vad blev resultatet av dessa åtgärder?
• Vilka faktorer har påverkat resultatet?
• Genomfördes åtgärderna på bästa sätt?
• Hur ska kostnader för arbetet fördelas mellan förvaltningar? Behöver detta revideras?
• På vilket sätt förhåller sig resultatet till målet?
• Var åtgärderna ett effektivt sätt att nå resultatet?